El registro retributivo obligatorio es una de esas obligaciones laborales que muchas empresas conocen de oídas, pero no siempre tienen correctamente preparada.
La obligación de contar con un registro retributivo existe desde 2019, tras la modificación del Estatuto de los Trabajadores introducida por el Real Decreto-ley 6/2019. Posteriormente, el Real Decreto 902/2020 desarrolló cómo debe elaborarse este registro y qué información debe incluir.
No hablamos solo de grandes compañías ni de empresas con planes de igualdad. Todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. Su finalidad es aportar transparencia sobre las retribuciones y ayudar a detectar posibles diferencias salariales injustificadas entre mujeres y hombres.
Por eso, aunque pueda parecer un documento interno más, conviene tratarlo con cuidado. Un registro incompleto, desactualizado o mal calculado puede generar problemas si la empresa recibe una solicitud de información, una revisión laboral o necesita justificar su política salarial.
Qué es el registro retributivo obligatorio
El registro retributivo obligatorio es un documento en el que la empresa recoge información salarial de su plantilla, desglosada por sexo y organizada según el sistema de clasificación profesional que corresponda.
Dicho de forma sencilla: permite ver, de forma ordenada, cómo se distribuyen las retribuciones dentro de la empresa.
No se trata de publicar el salario individual de cada trabajador. El registro trabaja con valores medios y medianas de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías, niveles, puestos o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.
Esto permite comprobar si existen diferencias retributivas relevantes y si esas diferencias tienen una justificación objetiva.
Qué empresas deben tener registro retributivo obligatorio
Esta es una de las dudas más habituales.
El registro retributivo no es una obligación reservada solo a empresas grandes. La normativa establece que todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluyendo personal directivo y altos cargos.
Por tanto, si una empresa tiene personas trabajadoras contratadas, debe revisar esta obligación.
Otra cosa distinta es la auditoría retributiva, que afecta a empresas que tienen obligación de elaborar un plan de igualdad. En esos casos, el registro retributivo tiene algunas particularidades adicionales y debe conectarse con la auditoría y el propio plan de igualdad.
Qué debe incluir el registro retributivo
El registro debe recoger información suficiente para analizar la estructura salarial de la empresa.
Debe incluir los valores medios de:
- Salarios.
- Complementos salariales.
- Percepciones extrasalariales.
Además, esos datos deben estar:
- Desagregados por sexo.
- Distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales, niveles, puestos o el sistema de clasificación que utilice la empresa.
- Diferenciados por la naturaleza de la retribución.
La norma también exige incluir la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada concepto.
Esto es importante porque no basta con preparar una tabla genérica. El registro debe estar construido con datos reales y permitir una lectura razonable de la política retributiva de la empresa.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social cuenta además con una Herramienta de Registro Retributivo, junto con guía de uso, ejemplo y preguntas frecuentes, que puede servir como referencia para preparar el documento. La propia guía indica que se trata de un modelo voluntario que permite cumplir con la obligación de elaborar el registro conforme al Real Decreto 902/2020 y al artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores.
Qué periodo debe cubrir el registro retributivo
Con carácter general, el periodo de referencia del registro retributivo es el año natural.
No obstante, si se produce una alteración sustancial de alguno de los elementos que integran el registro, puede ser necesario actualizarlo para que siga cumpliendo su finalidad.
En la práctica, esto significa que no conviene preparar el registro una vez y olvidarse de él. Si cambian salarios, complementos, estructura de plantilla o clasificación profesional, la empresa debería revisar si el documento sigue reflejando correctamente la realidad.
Quién puede acceder al registro retributivo
El acceso al registro depende de si la empresa cuenta o no con representación legal de las personas trabajadoras.
Cuando existe representación legal, el acceso se facilita a través de esa representación, y las personas trabajadoras tienen derecho a conocer el contenido íntegro del registro.
Si no existe representación legal, la información que se facilita a la persona trabajadora que lo solicite se limita a las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas por la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.
Este punto es importante porque el registro no debe improvisarse cuando alguien lo solicita. La empresa debería tenerlo preparado y actualizado antes de que surja la petición.
Registro retributivo y plan de igualdad: no son lo mismo
El registro retributivo y el plan de igualdad están relacionados, pero no son lo mismo.
El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas con plantilla. El plan de igualdad, en cambio, solo es obligatorio en determinados supuestos, como empresas de 50 o más personas trabajadoras o cuando lo establece el convenio colectivo o la autoridad laboral.
Las empresas obligadas a tener plan de igualdad deben incluir una auditoría retributiva dentro del propio plan. Esa auditoría tiene como objetivo comprobar si el sistema retributivo de la empresa aplica correctamente el principio de igualdad entre mujeres y hombres, y definir medidas para evitar, corregir o prevenir desigualdades.
Por eso, una pequeña empresa puede no estar obligada a tener plan de igualdad y, aun así, sí tener que contar con registro retributivo.
Errores frecuentes con el registro retributivo obligatorio
Pensar que solo afecta a grandes empresas
Es uno de los errores más habituales. La obligación de registro retributivo no depende de que la empresa sea grande. Si hay plantilla, conviene revisar esta obligación.
Prepararlo como una tabla sin criterio
El registro no debería ser una tabla hecha deprisa con importes generales. Debe recoger medias, medianas y conceptos retributivos diferenciados, con la clasificación profesional que corresponda.
No actualizarlo
Si cambian salarios, complementos, categorías, estructura de plantilla o condiciones retributivas, el registro puede quedarse desfasado.
No revisar el convenio colectivo aplicable
El convenio colectivo aplicable puede influir en la clasificación profesional, los grupos, los complementos y las tablas salariales. Si el convenio no se ha identificado correctamente, el registro puede partir de una base equivocada.
Confundir salario con retribución total
El registro no se limita al salario base. También debe tener en cuenta complementos salariales y percepciones extrasalariales, diferenciando cada concepto.
Por qué conviene revisar el registro retributivo con calma
El registro retributivo no debería prepararse solo para “tener un documento por si lo piden”.
Bien trabajado, permite a la empresa revisar si su estructura salarial es coherente, si las categorías están bien aplicadas, si los complementos se están utilizando correctamente y si existen diferencias que conviene analizar.
También ayuda a detectar problemas antes de que aparezcan reclamaciones, dudas internas o revisiones externas.
En empresas pequeñas, puede parecer una obligación lejana o excesivamente formal. Pero precisamente en equipos reducidos es habitual que las condiciones se hayan ido pactando caso por caso con el tiempo. Eso no es necesariamente incorrecto, pero conviene que la empresa pueda explicar y documentar bien su sistema retributivo.
¿Necesitas revisar el registro retributivo de tu empresa?
Preparar correctamente el registro retributivo obligatorio requiere revisar datos salariales, complementos, clasificación profesional, convenio aplicable y estructura de plantilla.
En Nomeros Asesores ayudamos a empresas y autónomos con trabajadores en Badajoz a mantener una gestión laboral ordenada, revisando documentación laboral, nóminas, convenios y obligaciones vinculadas a la plantilla.
Si tu empresa necesita revisar si tiene correctamente preparado el registro retributivo o quiere ordenar su documentación laboral, contar con asesoramiento especializado puede evitar errores y aportar más seguridad en la gestión diaria. Contacta con nosotros.