Las retenciones en facturas profesionales pueden generar dudas tanto a quien emite la factura como a quien la recibe. No siempre está claro cuándo debe aplicarse retención, quién tiene que ingresarla en Hacienda o qué ocurre si una factura se emite con un porcentaje incorrecto.
Es una situación bastante habitual: una empresa recibe una factura de un profesional autónomo, ve una retención de IRPF y no sabe si está bien aplicada. O, al contrario, un autónomo empieza a prestar servicios y duda sobre si debe incluir retención en sus facturas.
Aunque pueda parecer un detalle menor, no conviene tratarlo como una simple línea más dentro de la factura. Las retenciones afectan a las obligaciones fiscales de las dos partes y deben gestionarse correctamente.
Qué son las retenciones en facturas profesionales
Las retenciones en facturas profesionales son cantidades que se descuentan del importe que cobra el profesional y que el pagador debe ingresar después en Hacienda.
Dicho de forma sencilla: el profesional no cobra el total de la factura, porque una parte se retiene como pago a cuenta del IRPF. Esa cantidad no se la queda la empresa ni el cliente que paga la factura. Debe declararse e ingresarse ante la Agencia Tributaria cuando corresponda.
La propia Agencia Tributaria explica que determinadas personas o entidades, cuando abonan ciertas rentas, deben retener e ingresar en el Tesoro una cuantía como pago a cuenta del impuesto personal de quien percibe esas rentas.
Por ejemplo, si un profesional emite una factura por sus servicios y aplica retención, la empresa pagará al profesional el importe neto y posteriormente ingresará esa retención en Hacienda.
Quién está obligado a retener
Con carácter general, tienen obligación de retener cuando abonan rentas sometidas a retención, entre otros, las personas físicas que ejercen una actividad económica, las entidades en régimen de atribución de rentas y las personas jurídicas que satisfacen rentas sujetas.
En la práctica, esto afecta a muchas empresas y autónomos que pagan servicios profesionales.
Por ejemplo, puede ocurrir cuando una empresa contrata a un abogado, un arquitecto, un asesor, un diseñador, un consultor, un formador u otro profesional que emite factura con retención.
El punto importante es este: si una factura está sujeta a retención, quien paga no debe limitarse a abonar el importe neto. También debe gestionar correctamente el ingreso de esa retención.
Cuándo una factura profesional lleva retención
No todas las facturas llevan retención.
En términos generales, la retención suele aparecer en facturas emitidas por profesionales que realizan actividades sujetas a retención en el IRPF y que facturan a empresas, autónomos u otros obligados a retener.
En cambio, cuando el cliente es un particular que no actúa como empresario o profesional, normalmente no se practica retención en la factura.
Aquí es donde suelen aparecer muchas dudas. No basta con mirar si quien factura es autónomo. Hay que comprobar el tipo de actividad, quién es el cliente y si existe obligación de retener.
Qué porcentaje de retención se aplica
En el caso de rendimientos profesionales, el tipo general de retención es del 15%.
No obstante, la Agencia Tributaria recoge que también puede aplicarse el 7% en determinados supuestos, como en el caso de inicio de actividad profesional durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que se cumplan los requisitos correspondientes.
Este punto conviene revisarlo con cuidado, porque no todos los profesionales pueden aplicar el mismo porcentaje en cualquier momento.
Uno de los errores habituales es utilizar un porcentaje reducido sin comprobar si realmente corresponde. También puede ocurrir lo contrario: aplicar el porcentaje general cuando podría corresponder otro tipo.
Por eso, antes de emitir o pagar una factura profesional, conviene revisar si el porcentaje de retención está correctamente aplicado.
Quién ingresa la retención en Hacienda
Esta es una de las dudas más importantes.
Cuando una factura profesional lleva retención, el profesional emite la factura descontando esa cantidad, pero quien debe ingresar la retención en Hacienda es el pagador obligado a retener.
La Agencia Tributaria indica que el retenedor debe detraer de los rendimientos el porcentaje correspondiente según la naturaleza de la renta pagada.
Por ejemplo, si una empresa recibe una factura profesional con retención, paga al profesional el importe neto y después declara e ingresa esa retención mediante el modelo correspondiente.
El profesional, por su parte, tendrá esa retención como pago a cuenta en su IRPF.
Relación con el modelo 111
El modelo 111 es la autoliquidación de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF sobre rendimientos del trabajo, rendimientos de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta. La Agencia Tributaria identifica este modelo como el procedimiento correspondiente para declarar este tipo de retenciones.
En la práctica, muchas empresas y autónomos presentan el modelo 111 cuando han practicado retenciones, por ejemplo, a trabajadores en nómina o a profesionales que les han emitido factura con retención.
Por eso, revisar bien las facturas recibidas durante el trimestre es importante. Si una retención se contabiliza mal, se omite o se declara de forma incorrecta, puede generar descuadres y problemas posteriores.
Errores frecuentes con las retenciones en facturas profesionales
Las retenciones en facturas profesionales parecen sencillas, pero en la práctica dan lugar a bastantes errores.
Pensar que todas las facturas de autónomos llevan retención
No todas las facturas emitidas por autónomos incluyen retención. Depende del tipo de actividad y de quién recibe la factura.
Un autónomo puede emitir facturas sin retención en unas operaciones y con retención en otras, según el caso.
No revisar quién es el cliente
El cliente importa. No es lo mismo facturar a una empresa o a otro autónomo que facturar a un particular.
Cuando el cliente no está obligado a retener, la factura no se plantea igual.
Aplicar un porcentaje incorrecto
Puede ocurrir por desconocimiento, por copiar una factura anterior o por no revisar si se cumplen los requisitos para aplicar un tipo reducido.
Este error afecta tanto al importe que cobra el profesional como a la cantidad que debe ingresar el pagador.
Creer que la retención la ingresa quien emite la factura
El profesional emite la factura con retención, pero no ingresa directamente esa retención por esa factura. La ingresa el pagador obligado a retener.
Confundir esto puede generar errores en la gestión contable y fiscal.
No cuadrar las retenciones con los modelos trimestrales
Las retenciones practicadas deben coincidir con la información declarada. Si las facturas no están bien registradas, pueden aparecer diferencias entre contabilidad, modelos trimestrales y resúmenes anuales.
Qué conviene revisar antes de pagar una factura con retención
Antes de pagar una factura profesional con retención, conviene comprobar varios puntos:
- Que los datos del emisor y del receptor sean correctos.
- Que el servicio facturado esté claramente identificado.
- Que la base imponible esté bien calculada.
- Que el IVA, si corresponde, esté correctamente aplicado.
- Que el porcentaje de retención sea el adecuado.
- Que el importe retenido esté bien calculado.
- Que la factura se registre en el trimestre correcto.
- Que esa retención se tenga en cuenta en el modelo correspondiente.
Esta revisión no tiene por qué ser complicada, pero sí debe hacerse con orden. Una factura mal revisada puede arrastrar errores a la contabilidad y a las declaraciones fiscales.
Retenciones en facturas profesionales: mejor revisarlas antes de cerrar el trimestre
Las retenciones en facturas profesionales no deberían revisarse solo cuando toca presentar el modelo correspondiente.
Lo recomendable es controlar estas facturas durante todo el trimestre, especialmente si la empresa o el autónomo trabaja con varios profesionales externos.
De esta forma, es más fácil detectar errores a tiempo, pedir correcciones si hace falta y evitar descuadres cuando llega el momento de presentar impuestos.
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Gestionar correctamente las retenciones en facturas profesionales ayuda a evitar errores en la contabilidad, en los modelos trimestrales y en la información fiscal de la empresa.
En Nomeros Asesores ayudamos a autónomos y empresas en Badajoz a llevar una gestión fiscal y contable ordenada, revisando facturas, retenciones y obligaciones tributarias para que cada presentación se haga con más seguridad.
Si tienes dudas sobre una factura recibida, sobre el porcentaje de retención aplicable o sobre cómo declarar correctamente esas retenciones, contar con asesoramiento fiscal puede ayudarte a evitar errores antes de cerrar el trimestre. Contacta con nosotros.