Una duda muy habitual en la gestión diaria
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas es una de esas dudas que suele aparecer cuando un autónomo o una empresa empieza a ordenar su documentación.
Y es normal.
Durante el año se acumulan facturas emitidas, facturas recibidas, justificantes, extractos, modelos presentados y otro tipo de documentación relacionada con la actividad. Al principio parece fácil tenerlo todo controlado, pero con el paso del tiempo surgen las dudas: qué se puede eliminar, qué conviene conservar y durante cuánto tiempo.
La respuesta corta sería: durante varios años. Pero quedarse solo con eso puede llevar a errores. En materia fiscal y contable existen distintos plazos y obligaciones, por lo que conviene ser prudente y conservar la documentación de forma ordenada.
No todas las facturas tienen la misma importancia
Las facturas no son solo documentos administrativos. Sirven para justificar ingresos, gastos, operaciones realizadas, cuotas de IVA soportadas o repercutidas y, en muchos casos, deducciones aplicadas.
Por eso, cuando hablamos de cuánto tiempo hay que guardar las facturas, no nos referimos únicamente a conservar papeles por si acaso. Hablamos de poder acreditar correctamente una operación si la Administración Tributaria solicita información o inicia una comprobación.
Para autónomos y empresas, tener la documentación bien organizada puede evitar muchos problemas.
¿Durante cuánto tiempo conviene conservar las facturas?
Desde el punto de vista tributario, suele tomarse como referencia el plazo de prescripción de las obligaciones fiscales, que con carácter general es de cuatro años. Ahora bien, esto no significa que siempre sea suficiente con eliminar documentación al cumplir exactamente ese plazo.
En el ámbito mercantil, las empresas también deben conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su actividad durante un periodo más amplio. Por este motivo, en la práctica, muchas empresas y profesionales optan por conservar las facturas y documentación fiscal durante al menos seis años, especialmente cuando existe actividad empresarial o contable. Es una forma prudente de cubrir tanto obligaciones fiscales como mercantiles.
Facturas en papel o en formato digital
La documentación puede conservarse en papel o por medios electrónicos, siempre que se garantice su autenticidad, integridad, legibilidad y acceso por parte de la Administración cuando sea necesario. Esto es importante porque muchas empresas ya trabajan con facturas digitales, programas de facturación o documentos escaneados.
El formato no es lo más importante. Lo esencial es que la factura pueda consultarse, leerse correctamente y vincularse a la operación que justifica. Guardar archivos desordenados, sin nombres claros o en carpetas difíciles de localizar puede acabar siendo un problema aunque la factura exista.
Qué documentación conviene guardar además de las facturas
Aunque el artículo se centre en cuánto tiempo hay que guardar las facturas, en la práctica conviene conservar también otros documentos relacionados con la actividad.
Por ejemplo:
- justificantes de pago
- extractos bancarios
- modelos tributarios presentados
- libros registro
- contratos
- presupuestos aceptados
- documentación relacionada con subvenciones o ayudas
- comunicaciones de Hacienda
Muchas veces, una factura por sí sola no cuenta toda la historia. El justificante de pago, el contrato o la documentación asociada pueden ser igual de importantes para acreditar una operación.
Errores frecuentes al conservar facturas
Hay errores que se repiten bastante entre autónomos y pequeñas empresas. Uno de ellos es guardar solo las facturas emitidas y olvidarse de las recibidas. Otro error habitual es conservar los documentos, pero sin ningún orden. Esto puede complicar mucho la respuesta ante una comprobación o requerimiento. También ocurre que algunas personas eliminan documentación demasiado pronto pensando que ya no será necesaria. Esta situación puede complicarse especialmente cuando la Agencia Tributaria inicia una comprobación o solicita documentación relacionada con ejercicios anteriores.
Y aquí conviene ser prudente: cuando existen dudas, es mejor conservar la documentación durante más tiempo que destruirla antes de comprobar si todavía puede ser necesaria.
Qué ocurre si Hacienda solicita una factura
Cuando surgen dudas sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas, muchas veces la mejor forma de entender su importancia es pensar en una posible comprobación tributaria. Si la Agencia Tributaria solicita una factura o justificante, lo importante no es solo tenerlo, sino poder localizarlo y aportarlo correctamente. Por ello, una buena organización documental es parte de una correcta gestión fiscal.
En este sentido, no se trata únicamente de cumplir una obligación formal. También se trata de proteger la posición del autónomo o de la empresa ante posibles revisiones.
La importancia de una gestión documental ordenada
Saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas ayuda a evitar errores, pero igual de importante es tener un sistema de organización claro. Separar la documentación por años, clasificar facturas emitidas y recibidas, guardar justificantes de pago y mantener copias de seguridad puede facilitar mucho la gestión diaria. Además, una documentación bien organizada permite trabajar mejor con la asesoría y responder con más agilidad si surge cualquier consulta o comprobación.
Asesoramiento fiscal para autónomos y empresas
La conservación de facturas y documentación fiscal forma parte de la gestión diaria de cualquier autónomo o empresa. Además de conocer los plazos legales de conservación, resulta importante mantener la documentación correctamente organizada y disponible para poder responder con agilidad ante posibles comprobaciones, requerimientos o solicitudes de información por parte de la Agencia Tributaria.
Contar con el apoyo de una asesoría fiscal permite gestionar estas obligaciones con mayor tranquilidad y reducir el riesgo de errores derivados de una documentación incompleta o mal organizada.
Si tienes dudas sobre qué documentación debes conservar, durante cuánto tiempo o cómo organizar correctamente tus obligaciones fiscales, en Nomeros Asesores podemos ayudarte. Desde nuestra asesoría fiscal en Badajoz trabajamos con autónomos, empresas y particulares en la gestión de impuestos, documentación fiscal y obligaciones tributarias. Contacta con nosotros.